Листа за проверка при проектно планирање

I. Развој на проектна идеја

Имате проектна идеја

Запишете си ја вашата проектна идеја. Опишете ја во 2-3 реченици заедно со клучниот проблем кој планирате да го адресирате. Ова ќе ви помогне понатаму при процесот на проверка.

1. Дали сметате дека вашата проектна идеја, онака како што ја формулиравте, се однесува на клучно прашање (проблем) на целната група?

А. Да, ова е клучен проблем за нашата целна група

Можете да поминете директно на прашање 2

Б. Не

Проверете за да осигурате дека вашата проектна идеја адресира некое клучно прашање/ проблем на целната група со која работи вашата организација:

проектот ќе адресира постоечки, реален и суштествен проблем со кој се соочува целната група
решавањето на овој проблем е една од главните грижи на целната група
целната група има потврдено (на пример преку претходни консултации) дека тоа е нејзин клучен проблем
решавањето на овој проблем ќе носи значаен и долгорочен бенефит за целната група
решавањето на овој проблем ќе придонесе кон решавање и на други проблеми на целната група

2. Дали направивте анализа на засегнати страни? Односно дали утврдивте листа на чинители кои се засегнати од проблемот кој сакате да го адресирате?

А. Да

Добро е да си ја напишете листата на засегнати страни наведувајќи ги сите чинители поединечно
Можете да поминете директно на прашање 3

Б. Не

Проверете како да направите анализа на засегнати страни:

засегнати страни можат да бидат лица/индивидуалци, групи, институции, организации
засегнати страни се сите оние кои се директно и индиректно засегнати со проблемот (целни групи), како и оние кои можат да придонесат кон негово решавање
за засегнатите страни кои можат да придонесат кон решавање на проблемот, анализирајте колку се влијателни и проценете на кој начин би можеле да ги вклучите во проектот (пример како партнери или соработници)

3. Дали направивте анализа на проблемот? Односно дали ги утврдивте причините кои водат до проблемот и последиците од истиот? Дали подготвивте дијаграм на проблеми?

А. Да, имаме направено анализа на проблемот заедно со дијаграм на проблеми

Можете да поминете директно на прашање 4

Б. Не

Проверете како можете да направите анализа на проблеми –дијаграм на проблеми:

клучниот проблем се наоѓа во фокусот на вашата анализа и се бараат другите проблеми кои се причина за истиот, како и последиците од тој проблем
сите проблеми се формулираат кратко, јасно и конкретно, со факти и избегнување општи формулации
се бара меѓусебната поврзаност на проблемите одејки од причините кон последиците
поврзаноста на проблемите се визуелизира преку дијаграм на проблеми

4. Дали во анализата на проблеми има јасна логика, односно е очигледна поврзаноста на причините со последиците на повисоко ниво?

А. Да, поврзаноста на проблемите во дијаграмот е јасна и очигледна

Можете да поминете директно на прашање 5

Б. Не

Проверете дали имате јасна и логична поврзаност во дијаграмот на проблеми:

секој проблем од пониско ниво треба да претставува јасна причина за проблемот со кој е поврзан на следното ниво
пример: „младите не практикуваат доволно физички активности“ е директна причнина и води до „прекумерна тежина кај младите луѓе“
пример на дијаграм на проблеми

5. Дали анализата на проблеми ја претворивте во анализа на цели?

А. Да имаме направено анализа на цели заедно со дијаграм на цели

Можете да поминете директно на прашање 6

Б. Не

Проверете како можете да направите анализа на цели – дијаграм на цели

дијаграмот на цели произлегува од претходно подготвениот дијаграм на проблеми
сите проблеми се преформулираат во веќе остварени состојби – цели
пример проблемот: „прекумерна тежина кај младите луѓе“ префромулиран во цел гласи: „младите луѓе имаат нормална телесна тежина“
се проверува меѓусебната поврзаност во дијаграмот одејки од активностите кон придобивките и ефектите
поврзаноста на целите се визуелизира преку дијаграм на цели

6. Дали има јасна и логична поврзаност на целите?

А. Да, поврзаноста на целите во дијаграмот е јасна и очигледна

Можете да поминете директно на прашање 7

Б. Не

Проверете дали имате јасна и логична поврзаност во дијаграмот на цели:

секоја цел од пониско ниво треба да придонесува кон постигнување на целта со која е поврзана на следното ниво
пример: „младите практикуваат доволно физички активности“ треба да води до тоа да „ младите луѓе имаат нормална телесна тежина“
доколку не постои јасна и директна поврзаност треба да се преработи и дополни дијаграмот со елементите кои недостасуваат
пример на дијаграм на цели

7. Дали во дијаграмот на цели можете да идентификувате стратегии/пристапи со кои би ја постигнале главната цел од анализата? Колку?

А. Да

Забележете си колку стратегии имате идентификувано и напишете наслов за секоја стратегија
Можете да поминете директно на прашање 8

Б. Не

Проверете како да ги идентификувате различните стратегии:

проектните стратегии произлегуваат од дијаграмот на цели и претставуваат пистап кој треба да води до постигнување на клучната цел
вообичаено една стратегија се идентификува и се поврзува со една или повеќе гранки во дијаграмот на цели
пример настратегии-групи на цели

8. Дали избравте ваша стратегија/ии која ќе биде дел од проектот?

А. Да

Запишете си го насловот на стратегијата која ја избравте
Можете да поминете директно на прашање 9

Б. Не

Проверете како да ја изберете најсоодветната стратегија за вашиот проект:

изборот на стратегијата за вашиот проект треба да го базирате на неколку критериуми: релевантност на стратегијата (придонес кон клучната цел, бенефит за целната група, комплементарност со други проекти), изведливост (финансиска, техничка, економска исплатливост), оддржливост (придонес кон институционалното јакнење, влијание на животната средина)
при изборот е клучно да се земе предвид оптимална рамнотежа меѓу критериумите, односно да се избере стратегија која суштински придонесува кон постигнување на посакуваната цел, надополнува веќе постоечки иницијативи, изведлива е по разумна цена и носи одржлив и долгорочен бенефит
исто така многу е важно да водите сметка и реално да ги процените сопствените капацитети и во колкава мера имате знаење и вештини, или пристап до истите, за да можете да ја спроведете избраната стратегија

9. Дали вашата проектна идеја и избраната проектна стратегија е поврзана со вашата организациска стратегија? Кон која стратешка цел ќе придонесе проектот?

А. Да

Напишете си ја стратешката цел од вашата организациска стратегија кон која ќе придонесе вашиот проект
Можете да поминете директно на прашање 10

Б. Не

Проверете како да осигурате дека со проектот работите кон остварување на вашата организациска стратегија:

клучното прашање кое секогаш треба да си го поставите при развој на нова проектна идеја е дали со тој проект придонесувате кон остварување на некоја од вашите програмски стратешки цели и во колкава мера, односно дали со спроведување на проектот ќе бидете чекор поблиску кон оставрување на таа долгорочна цел
покрај целта на проектот треба да земете предвид и дали начинот на кој истиот ќе биде спроведен е во линија со вашите организациски принципи, вредности и убедувања
организациската стратегија е рамката во која треба да се вклопи секој ваш проект, доколку тоа не е случај тогаш треба да ја напуштите идејата за проектот дури и доколку за истата има можност за финансирање
прифаќање и спроведување на проекти кои не се во согласност со вашата стратегија само го одвлекуваат фокусот на организацијата од нејзината суштинска мисија, непродуктивно ги ангажираат незините човечките капацитети, водат до конфузен јавен имиџ на организацијата и и нанесуваат штета на долгорочен план
исклучок од овие правила е оправдан само во вонредни околности на природни непогоди и хуманитарни кризи каде ангажманот на вашата организација би можел да биде од помош

10. Дали во анализата и развојот на проектната идеја го вклучивте мислењето на директно засегнатите целни групи?

А. Да, целните групи беа вклучени во процесот

Можете да поминете директно на прашање 11

Б. Не

Проверете како можете да осигурате вклученост на мислењето на целните групи

дури и кога во вашата организација имате одлично познавање на состојбите и ситуацијата во однос на клучниот проблем, треба да осигурате дека го имате земено предвид мислењето на целните групи
мислењето на целната група може да го добиете на повеќе начини: интервјуа, анкети, фокус групи, јавни дебати, претходни истражувања и анализи итн.
важно е целните групи да бидат консултирани заради правилно идентификување и анализа на проблемите, но исто така и заради проверка на идејата за проектот и добивање на нивната поддршка и вклученост во натамошните фази од проектот

11. Дали ја консултиравте вашата анализа и идејата за проектот со другите клучни чинители?

А. Да, клучните чинители беа вклучени во процесот

Можете да поминете директно на Резиме

Б. Не

Проверете како можете да ги консултирате клучните чинители

како и за целните групи, така и со клучните чинители е важно да се консултирате за да ја видите нивната перспектива во однос на клучниот проблем и идејата за проектот
мислењето на клучните чинители може да го добиете на повеќе начини: интервјуа, анкети, фокус групи, состаноци, јавни дебати, претходни истражувања и анализи итн.
важно е клучните чинители да бидат консултирани и вклучени уште во овие рани фази на проектот со цел да изградите поддршка за негово спроведување и да ги идентификувате потенцијалните соработници и партнери

РЕЗИМЕ

Следејќи ги доследно чекорите предвидени за равој на проектна идеја се осигуравте дека ги имате земено предвид клучните принципи важни за овој процес и може да поминете кон подетално планирање на проектот и подготовка на логичка рамка.

II. Планирање на проектот

1. Дали ја испланиравте логичката рамка на проектот?

А. Да имаме подготвено логичка рамка (Можете да поминете директно на прашање 2)

Б. Проверете како да подготвите логичка рамка

пред да пристапите кон подготовка на логичка рамка потребно е да имате направено целосна анализа на проблеми и цели од кои произлегуваат клучните елементи на логичката рамка
логичката рамка е матрица/табела која ги содржи клучните елементи кои го дефинираат проектот
логичката рамка ги презентира: проектниот пристап – логиката на интервенција (прва колона) во рамките на која се дефинирани активностите, резултатите, специфичната цел и општите цели на проектот; потоа надворешните фактори кои влијаат на проектот – предуслови и претпоставки (четврта колона); индикаторите (втора колона) и изворите за верификација (трета колона).
формат за логичка рамка

2. Дали во првата колона од логичката рамка – логика на интервенција има јасна и последователна поврзаност?

А. Да, првата колона на нашата логичка рамка е конзистентна и логична (Можете да поминете директно на прашање 3)

Б. Не. Проверете ја вашата логика на интервенција

логиката на интервенција се чита од доле кон горе и треба да има јасна последователност и поврзаност на сите елементи
конзистентноста се проверува на тој начин што треба да се осигура дека предвидените активности водат до планираните резултати, резултатите водат кон специфичната цел на проектот, а целта на проектот придонесува кон општата цел/и на проектот
пример за конзистентна логика на интервенција
пример за логичка рамка со пополнета логика на интервенција

3. Дали ја дефиниравте целната група и крајните корисници?

А. Да

Добор е да си запишете која е целната група на проектот и кои се крајните корисници (Можете да поминете директно на прашање 4)

Б. Не. Проверете дали соодветно сте ги одредиле целната група и крајните корисници

целна група/и се сите оние чинители кои ќе имаат непосредни позитивни ефекти од проектот на ниво на специфична цел
крајни корисници се сите оние кои имаат долгорочна корист од проектот
потребно е целната група и корисниците да бидат што е можно поспецифично дефинирани вклучувајќи го и нивниот број

4. Дали ги дефиниравте претпоставките и предусловите?

А. Да, ја пополнивме колоната за претпоставки и предуслови во логичката рамка (Можете да поминете директно на прашање 5)

Б. Не. Проверете како да ги одредите претпоставките и предусловите

колоната со претпоставки и предуслови во логичката рамка ги содржи важните надворешни фактори кои можат да влијаат на реализирањето на логиката на интервенција
предусловите се надворешни фактори кои мора да бидат остварени за да се започне со активностите од проектот
претпоставките се надворешни фактори кои би можеле да направат промена во спроведувањето на проектот или да влијаат на неговиот исход, а ние не можеме да влијаеме на нив
дел од претпоставкките и предусловите може да ги барате во дијаграмот на цели, во гранките кои не се опфатени со вашата стратегија, но исто така и со анализа на секое поединечно ниво од логиката на интервенција
претпоставките ги поврзуваат различните нивоа на интевенција, шема на влијание на претпоставките
пример за пополнета колона на претпоставки и предуслови

5. Дали во вашата логичка рамка утврдивте предуслови кои е неопходно да бидат остварени пред да започнете со спроведување на активностите?

А. Да

Добро е да си ги запишете предусловите (Можете да поминете директно на прашање 6)

Б. Не. Проверете дали правилно сте ги одредиле предусловите

предусловите треба да бидат исполнети за да започнат активностите
предуслови не се потребните финансиски и човечки ресурси за проектот (пр. „одобрена финансиска поддршка за проектот“ не би требало да се наведува како предуслов)
примери за предуслови: „одобрен урбанистички план“ (доколку се работи за инфраструктурен проект), „одобрение од Министерство за образование за работа со ученици од основни училишта“ (доколку се работи за проект кој вклучува едукација на деца)…

6. Дали направивте анализа и проценка на претпоставките?

А. Да направивме проценка на секоја претпоставка поединечно (Можете да поминете директно на прашање 7)

Б. Не. Проверете како да ги процените претпоставките и да утврдите дали имате претпоставка „убиец“

претпоставките треба да бидат дел од логичката рамка само доколку се релевантни, односно доколку реално можат да влијаат на логиката на интервенција
проценка на претпоставките се врши со помош на алгоритам за проверка на влијанието на секоја претпоставка поединечно
овој алгоритам за проценка на претпоставките ни помага да одлучиме дали претпоставката треба да биде дел од логичката рамка и дали понатаму во текот на проектот треба да се следи нејзиното остварување

7. Дали ги дефиниравте индикаторите?

А. Да ја пополнивме колоната за индикатори во логичката рамка (Можете да поминете директно на прашање 8)

Б. Не. Проверете како да дефинирате индикатори

индикаторите се опис на целите и резултатите на проектот во смисла на квантитет, квалитет, целни групи, време и место
индикаторите можат да бидат квантитативни или квалитативни, директни (директно ја мерат појавата од интерес) или индиректни (индиректно укажуваат на појавата од интерес), глобални (стандардизирани меѓународни индикатори) или локални (развиени специфично за конкретен проект)
индикатори треба да дефинирате за секој резултат, за специфичната цел на проектот и за општите цели
чекори како се формулираат индикатори со пример
пример за пополнета колона на индикатори

8. Дали индикаторите за секое ниво се доволни да ја објаснат целта, односно резултатите?

А. Да индикаторите кои ги дефниравме целосно ги објаснуваат нивоата на логиката на интервенција (Можете да поминете директно на прашање 9)

Б. Не. Проверете како да ги подобрите индикаторите

при подготовката на логичката рамка мора да осигурате дека за секој резултат, целта и општата цел имате минимум по еден индикатор
сепак некогаш еден индикатор не е доволен за соодветно да ја опише посакуваната промена, па во тој случај треба да додадете уште индикатори
треба да се трудите индикаторите да бидат специфични и мерливи
треба да преферирате директни инидкатори, а индиректни се бараат само во случај кога нема директен индикатор или неговото добивање е премногу скапо или неизведливо

9. Дали имате почетна вредност за секој индикатор?

А. Да, за индикаторите кои ги дефиниравме ги знаеме почетните вредности (Можете да поминете директно на прашање 10)

Б. Не. Проверете зошто е важно задолжително да имате почетна вредност на индикаторот

без да ја знаете почетната вредност на појавата не можете да ја мерите промената
следствено не можете да дефинирате што ќе биде успех во проектот
во случај да нема достапна почетна вредност на индикаторот, а истиот не може да биде заменет и задолжително треба да се користи, тогаш се практикува една од првите активности во проектот да биде истражување со кое ќе се утврди почетната вредност

10. Дали утврдивте посакувана вредност (target) за секој индикатор?

А. Да за индикаторите кои ги дефиниравме утврдивме и посакувана вредност (Можете да поминете директно на прашање 11)

Б. Не. Проверете зошто е важно да утврдите посакувана вредност

посакуваната вредност на индикаторите го одредува обемот и напорите кои треба да ги вложите во проектот
посакуваната вредност на индикаторите дефинира што ќе се смета за успех на проектот
посакуваните вредности планирајте ги амбициозно, но задолжително трудете се да бидете реални и да го избегнете предизвикот да ги импресионирате донаторите и другите чинители

11. Дали за секој индикатор имате дефинирано извор за верификација?

А. Да за секој индикатор кој го дефиниравме знаеме и извор за верификација (Можете да поминете директно на прашање 12)

Б. Не. Проверете на што треба да внимавате при дефинирање на изворите за верификација

изворите за верификација специфицираат кои информации треба да се собираат, на кој начин и колку често
при планирањето на изворите за верификација треба да водите сметка тие да бидат достапни, да даваат релевантни и веродостојни информации и да имаат прифатлива цена на чинење
при изборот на изворите за верификација трудете се да бидете економични, односно доколку е возможно да користите веќе постоечки извори за верификација доколку постојат (статистички податоци, извештаи од други организации…)
при планирањето на изворите за верификација имајте го секогаш на ум процесот на мониторинг кој ќе треба да го организирате при спроведувањето на проектот и ресурсите кои ќе треба да ги предвидите за таа намена

12. Дали детално ги испланиравте активностите во проектот вклучувајќи и нивен временски распоред?

А. Да за секоја активност имаме планирано детали (обем, учесници, зачестеност, квалитет итн.) вклучувајќи и временски распоред (Можете да поминете директно на прашање 13)

Б. Не. Проверете зошто е потребно детално планирање на активностите

деталното планирање на активностите ќе ни овозможи да ги предвидиме потребните ресурси за нивно спроведување
тоа ќе ни укаже колку човечки ресурси ќе ни бидат потребни и каков треба да биде нивниот профил, како и какви материјални и други ресурси ќе ни бидат потребни
конечно тоа ќе ни овозможи и да се подготви прецизен буџет за проектот
временското распоредување на активности ќе овозможи да ја согледаме динамиката во проектот, да ја усогласиме истата со капацитетите на организацијата и по потреба да направиме прераспоредување на некои активности со цел да осигураме оптимално спроведување на проектот
формат за временско распоредување на проектните активности – гантограм

13. Дали одлучивте дали ќе вклучите партнери во проектот и кои ќе бидат тие?

А. Да ќе вклучиме партнери и веќе одлучивме кои се тие (Можете да поминете директно на прашање 14)

Б. Не, нема потреба од партнери во овој преокт (Можете да поминете директно на Резиме)

В. Проверете дали е потребно да вклучите партнери во проектот (Можете да поминете директно на Резиме)

за вклучување на партнери во проектите треба да размислувате кога имате заедничка цел со некоја друга организација и истата можете поефикасно да ја постигнете заедно
исто така потреба од партнерство имате доколку така го обезбедувате потребното знаење и вештини за ефикасно спроведување на проектот
потребен ви е партнер кога треба да постигнете подобра географска опфатеност и да вклучите региони во кои вие не сте активни, а кои треба да бидат опфатени со проектот
партнерство може да ви е потребно за да обезбедите пристап до некои целни групи или чинители со кои вие не сте работеле, а кои се значајни за поректот
партнерот може да осигура иновативен пристап и да придонесе со своето искуство во методологии кои вие не сте ги практикувале

14. Дали направивте распределба на активностите по партнери?

А. Да, распределбата на активности е усогласена со партнерите (Можете да поминете директно на Резиме)

Б. Не. Проверете зошто е потребно да направите распределба на активности по партнери

распределбата на активности по партнери го одредува обемот и динамиката на ангажманот на секој од партнерите
таа ги дефинира очекувањата меѓу партнерите уште во раните фази на проектот и ги намалува можностите за недоразбирања во текот на спроведувањето
распределбата на активности по партнери ја овозможува и олеснува распределбата на буџетот меѓу партнерите

Резиме
Следејќи ги доследно чекорите предвидени за планирање на проектот се осигуравте дека ги имате земено предвид клучните принципи важни за овој процес и може да поминете кон планирање на буџетот.

III. Планирање на буџетот

1. Дали ги пресметавте планираните трошоци за проектот?

А. Да направивме пресметка на трошоците за спроведување на проектот (Можете да поминете директно на прашање 2)

Б. Не. Проверете што е значајно за пресметката на трошоците во проектот

планираните трошоци се финансиските средства кои ќе ви бидат потребни за спроведување на проектот
трошоците за проектот се планираат тргнуваќи од претходна проценка на потребните ресурси за спроведување на пректните активности (човечки, материјални, услуги итн)
покрај вкупната сума на трошоците потребно e истите да можете да ги презентирате по поединечни ставки, односно да може да се следи на кој начин биле проценети трошоците

2. Дали пресметката на трошоците ја базиравте на проценка на потребните ресурси за секоја активност?

А. Да направивме алокација на ресуси врз основа на која е базирана пресметката на трошоците (Можете да поминете директно на прашање 3)

Б. Не. Проверете како да направите алокација на ресурси

алокацијата на ресурси е постапка во која ја утврдуваме потребата на ресурси за спроведување на проектот
при алокацијата на ресурси потребно е да одредиме: Што, какви, кои (квалитет) ресурси се потребни? Колку (квантитет, количина) ресурси се потребни? Кога (временска димензија) се потребни ресурсите за спроведување на проектот? и Каде (просторна димензија) се потребни ресурсите?
при алокацијата треба да водиме сметка да ги утврдиме сите видови ресурси кои ќе ни бидат потребни за секоја поединечна активност: човечки ресурси, материјални ресурси, услуги итн.
водејќи се од активностите и од алокацијата на ресурси по активности можеме да ги утврдиме директните трошоци за проектот
формат за алокација на ресурси

3. Дали планираните директни трошоци можете да ги претставите според активности?

А. Да можеме да ги презентираме директните трошоци за секоја поединечна активност од проектот (Можете да поминете директно на прашање 4)

Б. Не. Проверете зошто е значајно трошоците да се планираат според активности

планирањето на трошоците базирајќи се на алокација на ресурсите по секоја поединечна активност овозможува најпрецизна проценка на директните тршоци
планирајќи на овој начин ќе осигурате дека сте ги земеале предвид потребните детали и сте ги предвиделе сите потребни финансиски средства, па ќе избегнете ситуации да ви недостасуваат финансии во проектот
со ваков пристап на планирање ќе осигурате доволно поткрепа пред донаторот за потребните финансиски средства
овој начин на буџетирање ќе ви озвозможи да знаете колку ќе чини секоја активност поединечно
дури и кога донаторот го бара буџетот во поинаков формат, важно е да се придржувате кон постапката за буџетирање базирано врз активности, а потоа трошоците да ги преведете во зададениот формат, затоа што на тој начин ќе имате најреално планирање
пример за планирање трошоци за една активност

4. Дали освен директните трошоци (поврзани со активностите) ги испланиравте и другите/индиректните трошоци за поректот?

А. Да знаеме колку се индиректните трошоци за проектот (Можете да поминете директно на прашање 5)

Б. Не. Проверете како да ги планирате индиректните трошоци во проектот

индиректни трошоци се оние трошоци кои не може да се алоцираат на една конкретна активност од проектот
во индиректни трошоци спаѓаат плати за раководството, сметководство и администрација, трошоци за канцеларија – кирија/амортизација, телефон, греење и сл.
индиректните трошоци вообичаено се проценуваат врз основа на одредени норми (доколку постојат) или претходно искуство

5. Дали за секоја ставка во трошоците имате утврдено еднинечна цена и дали таа е базирана на пазарните услови?

А. Да за секоја ставка од трошоците имаме поединечни реални пазарни цени (Можете да поминете директно на прашање 6)

Б. Не. Проверете што е важно при пресметката на секоја поединечна ставка

за секоја ставка од трошоците треба да имате утврдено мерна единица, број на потребни единици, поединечна цена и вкупна сума
кога ѓи имате сите овие детали за секоја ставка, буџетот ќе биде разбирлив за секој кој ќе треба да го прочита
за одредување на поединечната цена е потребно да направите пазарно истражување, односно да се информирате по која цена е реално да го обезбедите соодветниот ресурс (со бараниот квантитет и квалитет)
при одредувањето на мерните единици треба да се држите до одредени стандарди, односно да користите соодветни единици мерки за соодветни ресурси, за оние за кои има веќе воспоставена практика – преглед на вообичаени мерни едници за одредени ресуси
одредени ставки (заради невозможност да се направи проценка на пример на бројот на потребни единици или пак на единечната цена) ќе треба да ги претставите како паушали (произволно проценети суми), но водете сметка дека тоа за донаторите е прифатливо само доколку се однесува на само неколку ставки и на мали суми кои се незначителни во однос на вкупниот буџет

6. Дали ги предвидовте приходите на проектот по поединечни ставки?

А. Да ги имаме предвидено приходите на проектот по ставки (Можете да поминете директно на Резиме)

Б. Не. Проверете што е важно при планирањето на приходите

планираните приходи се очекуваните средства кои ќе овозможат да се покријат планираните трошоци на проектот
проектите кои ги спроведуваат граѓанските организации во принцип се непрофитни што подразбира дека вкупните трошоци треба да се еднакви на вкупните приходи
покрај вкупната сума на очекуваните приходи треба истите да ги разглобите по поединечни ставки вклучувајќи различни донатори, сопствени средства од услуги и сл.
за некои донатори исто така е важно да можат да видат точно за што ќе бидат користени нивните средства, па затоа во тој случај ќе треба да направите и преглед на приходите од различни донатори по поединечни ставки на трошоците

Резиме:

Следејќи ги доследно чекорите предвидени за планирање на буџетот се осигуравте дека ги имате земено предвид основните принципи важни за овој процес па може да поминете кон подготовка на проектна апликација. При планирањето на буџетот секогаш имајте предвид дека различни донатори имаат различни формати за подготовка на буџет, а понекогаш и различен пристап за пресметка на ставките па вашите пресметки ќе треба соодветно да ги прилагодите.

IV. Подготовка на проектна апликација

1. Дали вашата организација е подобна/соодветна да аплицира на повикот?

А. Да, согласно на дадениот опис во повикот нашата организација е соодветен апликант (Можете да поминете директно на прашање 2)

Б. Не. Осигурајте се дека сте ги направиле сите проверки во врска со подобноста на организацијата за аплицирање:

најпрвин треба да осигурате каква правна форма е соодветна за аплицирање- здружение, фондација итн.
покрај правната форма, проверете дали има некои други барања како на пример години на постоење, висина на годишен буџет на организацијата, локација на главната канцеларија, регион на делување и сл.
доколку утврдите дека вашата организација е неподобна за аплицирање во улога на водечка организација, проверете дали може да се јавите во улога на партнер и размислете дали можете да најдете организација кој ќе ги задоволи барањата за подобност, а со која може да ја развивате понатаму вашата проектна идеја и да аплицирате заеднички

2. Дали вашата проектна идеја се поклопува со некој од приоритетите на повикот?

А. Да, има поклопување со приоритетите на повикот (Можете да поминете директно на прашање 3)

Добро е да си запишете со кој приоритет од повикот се поклопува вашата проектна идеја и да појасните на кој начин

Б. Не. Како да проверите во колкава мера имате поклопување со приоритетите на повикот:

проценката на усогласеноста на вашата проектна идеја со приоритете на повикот е поврзана со проверка на релевантноста и е критериум кој при оценувањето на апликациите носи значаен удел во бодувањето на апликацијата
за да ја осигурате релевантноста треба да проверите во колкава мера целите на вашиот проект се поклопуваат и придонесуваат кон приоритетите на повикот
покрај тоа е важно во апликацијата да биде јасно и очигледно кои се проблемите и потребите кои ќе бидат адресирани и дека вашиот проект нуди соодветен пристап кон нивно решавање

3. Дали активностите во вашиот проект одговараат на тие кои се препорачани во повикот?

А. Да предложените активности се согласно на барањата во повикот (Можете да поминете директно на прашање 4)

Б. Не. Осигурајте се дека имате предложено соодветни активности:

често пати во повиците е дадена листа на препорачани/подобни активности, па водете сметка да го понудите тоа што се бара
некогаш во повикот е јасно назначено кој тип на активности е целосно неприфатлив (пример активности надвор од државата), па бидете внимателни да ги задоволите таквите барања
доколку вашите првично планирани активности се несоодветни во однос на барањата, а од друга страна проектот е релевантен и води кон приоритетите од повикот размислете како да ги промените и прилагодите активностите при што би ги постигнале истите поскувани цели

4. Дали буџетот испланиран во проектот одговара на рамката и условите предвидени со повикот?

А. Да предложениот буџет е во согласност со условите во повикот (Можете да поминете директно на прашање 5)

Б. Не. Осигурајте се дека предложениот буџет е соодветен:

вкупната сума на буџетот мора да биде во зададената максимална рамка
покрај максималната дозволена сума водете сметка за годишниот буџет на организацијата и соодветно усогласете го вашето барање за да одговара на реалните капацитети и можности на организацијата
пресметките на поединечните буџетски ставки направете ги согласно зададените упатства во повикот
проверете и осигурајте да не вклучувате неподобни трошоци, односно трошоци за кои донаторот навел дека се неприфатливи (пример многу често трошоци за финансирање на индивидуално учество на обуки и конференции се неприфатливи)
осигурајте дека на страната на приходите имате реални и остварливи проекции, особено доколку се бара ваше сопствено учество

5. Дали во повикот се бара да аплицирате во партнерство, дали најдовте партнер и дали ги обезбедивте потребните документи за таа цел?

А. Да имаме партнер и ги подготвивме потребните документи во врска со партнерството (Можете да поминете директно на прашање 6)

Б. Не. Осигурајте се дека партнерството сте го воспоставиле на најсоодветен начин:

во некои повици патнерството е задолжително, па мора да осигурате дека сте обезбедиле партнер
треба да проверите дали партнерот ги задоволува предвидените критериуми од повикот (често пати барањата за партнерите се идентични со оние за апликантот)
дури и кога партнерството е само препорачано од донаторот или оставено како можност за избор, размислете дали е добро да настапите во партнерство и дали тоа ќе и му даде дополнителна вредност на проектот
учеството на партнерот во проектот треба да биде суштинско и од апликацијата треба да биде јасно кој за што ќе биде задолжен и каков капацитет и ресурси вложува
најдобро е партнерите да бидат вклучени уште во дизајнирањето и подготовката на апликацијата, кое освен што ќе го подобри квалитетот на самата апликација ќе помогне и во споделување на очекувањата меѓу партнерите
во повиците често пати се бара да се приложи и изјава за партнерство, а може да се подготви и договор за партнерство кој ги регулира односите меѓу партнерите во случај да биде одобрена апликацијата

6. Дали апликацијата ја пополнивте во бараниот формат и согласно на дадените упатства?

А. Да апликацијата е во зададениот формат и во линија со барањата (Можете да поминете директно на прашање 7)

Б. Не. Осигурајте се дека апликацијата сте ја подготвиле онака како што е побарано:

доколку донаторот има зададено формат треба задолжително да се следи истиот
следењето на форматот подразбира да се запазат сите технички барања (фонт, проред, број на зборови по секција итн.) и да се даваат релевантни одговори согласно на насоките за секоја секција
доколку донаторот нема зададено формат тогаш треба сами да дадете форма и структура на апликацијата осигурувајќи дека таа ги содржи клучните елементи: опис на проблемот, целна група и корисници, цели и резултати на проектот, методологија, план за спроведување итн.

7. Дали осигуравте дека покрај апликацијата ги подготвивте сите други барани прилози и информации?

А. Да документацијата е целосна (Можете да поминете директно на Резиме)

Б. Проверете на што треба да внимавате при подготовката на документацијата

проверете дали ја имате подготвено целокупната документација која се бара со повикот (покрај апликацијата) и дали истата ги содржи сите побарани информации
често пати во повикот е дадена и листа за проверка (check list) која ви олеснува да не пропуштите некој важен документ
внимавајте форматот на овие документи и начинот на кој се доставени да биде согласно на барањата
онаму каде е дозволено придружната документација доставувајте ја електронски, а во многу случаи доволно е да дадете само линк до потребните документи и податоци

Резиме

Следејќи ги доследно основните чекорите предвидени за подготовка на апликација се осигуравте дека ги имате земено предвид клучните принципи важни за овој процес. Со оглед на тоа што секој повик е единствен, покрај овие општи принципи задолжително внимателно читајте ги повиците и целокупната придружна документација за да осигурате дека ќе подготвите релевантна и квалитетна апликација.

Ви посакуваме успех во планирањето на проектите и вашите идни проектни апликации.