1. Дали ги пресметавте планираните трошоци за проектот?
А. Да направивме пресметка на трошоците за спроведување на проектот (Можете да поминете директно на прашање 2)
Б. Не. Проверете што е значајно за пресметката на трошоците во проектот
- планираните трошоци се финансиските средства кои ќе ви бидат потребни за спроведување на проектот
- трошоците за проектот се планираат тргнуваќи од претходна проценка на потребните ресурси за спроведување на пректните активности (човечки, материјални, услуги итн)
- покрај вкупната сума на трошоците потребно e истите да можете да ги презентирате по поединечни ставки, односно да може да се следи на кој начин биле проценети трошоците
2. Дали пресметката на трошоците ја базиравте на проценка на потребните ресурси за секоја активност?
А. Да направивме алокација на ресуси врз основа на која е базирана пресметката на трошоците (Можете да поминете директно на прашање 3)
Б. Не. Проверете како да направите алокација на ресурси
- алокацијата на ресурси е постапка во која ја утврдуваме потребата на ресурси за спроведување на проектот
- при алокацијата на ресурси потребно е да одредиме: Што, какви, кои (квалитет) ресурси се потребни? Колку (квантитет, количина) ресурси се потребни? Кога (временска димензија) се потребни ресурсите за спроведување на проектот? и Каде (просторна димензија) се потребни ресурсите?
- при алокацијата треба да водиме сметка да ги утврдиме сите видови ресурси кои ќе ни бидат потребни за секоја поединечна активност: човечки ресурси, материјални ресурси, услуги итн.
- водејќи се од активностите и од алокацијата на ресурси по активности можеме да ги утврдиме директните трошоци за проектот
- формат за алокација на ресурси
3. Дали планираните директни трошоци можете да ги претставите според активности?
А. Да можеме да ги презентираме директните трошоци за секоја поединечна активност од проектот (Можете да поминете директно на прашање 4)
Б. Не. Проверете зошто е значајно трошоците да се планираат според активности
- планирањето на трошоците базирајќи се на алокација на ресурсите по секоја поединечна активност овозможува најпрецизна проценка на директните тршоци
- планирајќи на овој начин ќе осигурате дека сте ги земеале предвид потребните детали и сте ги предвиделе сите потребни финансиски средства, па ќе избегнете ситуации да ви недостасуваат финансии во проектот
- со ваков пристап на планирање ќе осигурате доволно поткрепа пред донаторот за потребните финансиски средства
- овој начин на буџетирање ќе ви озвозможи да знаете колку ќе чини секоја активност поединечно
- дури и кога донаторот го бара буџетот во поинаков формат, важно е да се придржувате кон постапката за буџетирање базирано врз активности, а потоа трошоците да ги преведете во зададениот формат, затоа што на тој начин ќе имате најреално планирање
- пример за планирање трошоци за една активност
4. Дали освен директните трошоци (поврзани со активностите) ги испланиравте и другите/индиректните трошоци за поректот?
А. Да знаеме колку се индиректните трошоци за проектот (Можете да поминете директно на прашање 5)
Б. Не. Проверете како да ги планирате индиректните трошоци во проектот
- индиректни трошоци се оние трошоци кои не може да се алоцираат на една конкретна активност од проектот
- во индиректни трошоци спаѓаат плати за раководството, сметководство и администрација, трошоци за канцеларија – кирија/амортизација, телефон, греење и сл.
- индиректните трошоци вообичаено се проценуваат врз основа на одредени норми (доколку постојат) или претходно искуство
5. Дали за секоја ставка во трошоците имате утврдено еднинечна цена и дали таа е базирана на пазарните услови?
А. Да за секоја ставка од трошоците имаме поединечни реални пазарни цени (Можете да поминете директно на прашање 6)
Б. Не. Проверете што е важно при пресметката на секоја поединечна ставка
- за секоја ставка од трошоците треба да имате утврдено мерна единица, број на потребни единици, поединечна цена и вкупна сума
- кога ѓи имате сите овие детали за секоја ставка, буџетот ќе биде разбирлив за секој кој ќе треба да го прочита
- за одредување на поединечната цена е потребно да направите пазарно истражување, односно да се информирате по која цена е реално да го обезбедите соодветниот ресурс (со бараниот квантитет и квалитет)
- при одредувањето на мерните единици треба да се држите до одредени стандарди, односно да користите соодветни единици мерки за соодветни ресурси, за оние за кои има веќе воспоставена практика – преглед на вообичаени мерни едници за одредени ресуси
- одредени ставки (заради невозможност да се направи проценка на пример на бројот на потребни единици или пак на единечната цена) ќе треба да ги претставите како паушали (произволно проценети суми), но водете сметка дека тоа за донаторите е прифатливо само доколку се однесува на само неколку ставки и на мали суми кои се незначителни во однос на вкупниот буџет
6. Дали ги предвидовте приходите на проектот по поединечни ставки?
А. Да ги имаме предвидено приходите на проектот по ставки (Можете да поминете директно на Резиме)
Б. Не. Проверете што е важно при планирањето на приходите
- планираните приходи се очекуваните средства кои ќе овозможат да се покријат планираните трошоци на проектот
- проектите кои ги спроведуваат граѓанските организации во принцип се непрофитни што подразбира дека вкупните трошоци треба да се еднакви на вкупните приходи
- покрај вкупната сума на очекуваните приходи треба истите да ги разглобите по поединечни ставки вклучувајќи различни донатори, сопствени средства од услуги и сл.
- за некои донатори исто така е важно да можат да видат точно за што ќе бидат користени нивните средства, па затоа во тој случај ќе треба да направите и преглед на приходите од различни донатори по поединечни ставки на трошоците
Резиме:
Следејќи ги доследно чекорите предвидени за планирање на буџетот се осигуравте дека ги имате земено предвид основните принципи важни за овој процес па може да поминете кон подготовка на проектна апликација. При планирањето на буџетот секогаш имајте предвид дека различни донатори имаат различни формати за подготовка на буџет, а понекогаш и различен пристап за пресметка на ставките па вашите пресметки ќе треба соодветно да ги прилагодите.